En la actualidad
Muchas empresas manejan sistemas contables, los cuales básicamente su nombre lo dice, son para administrar la contabilidad, un sistema contable es una estructura organizada, con pautas de información que permiten registrar y entender la situación financiera de una empresa. Un sistema contable también es una herramienta digital que automatiza las operaciones contables, como la generación de las pólizas y los reportes financieros, algunos sistemas contables tienen relación con facturación, inventario, banco, nómina y sin número de sistemas más, pero estan de manera aislada y no integrada, lo cual se vuelve difícil a la hora de dar seguimiento y sacar informacion integrada para tener una mejor visión del estado financiero de su empresa en tiempo y forma con un solo clic.
¿Qué es un sistema de ERP?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning (planificación de recursos empresariales) y tiene como objetivo automatizar e integrar los procesos de una empresa. Muchas empresas (desde pequeñas hasta grandes organizaciones) usan un sistema ERP. Al gestionar de forma integrada y centralizad toda la información de los distintos departamentos, como contabilidad, producción y logística, RRHH, facturación, ordenes de trabajo, partes de hora, proyectos, y muchos más dentro de un Sistema ERP, con un Sistema ERP una empresa puede operar de forma más rápida y eficiente. En los ERP se digitalizan los procesos de manera que las reglas de negocio se parametrizan para poder medir y dar seguimiento a los distintos procesos de manera automáticamente con solo cambiar los estatus de los distintos procesos
Comparativa entre Sistema Contable y ERP.
Muchas empresas se plantean cuál es la diferencia entre los ERP y el software contable. Ambas son soluciones de gestión empresarial al servicio de la empresa, pero su enfoque no es el mismo.
Ambas herramientas contribuyen a gestionar las finanzas y la contabilidad de una empresa y, a menudo, suelen confundirse. Es por eso que, en algunas ocasiones, intercambian estos términos cuando realmente son tipos de software diferentes. Conocer sus diferencias es fundamental, sobre todo si se va a implantar uno de ellos.
Pero es peligroso confundir ambos sistema, principalmente, porque las necesidades de las empresas pueden no cubrirse. Cada herramienta tiene un alcance y funcionalidades diferentes.
Mientras un ERP integra diferentes módulos que ayudan a controlar y automatizar los procesos de diversas áreas de la empresa como gestión de proyectos, ventas o contabilidad, un software de contabilidad es mucho más limitado.
Los software de contabilidad, también conocidos como software de entrada, operan de manera independiente, ya que usan su propia base de datos y no se integra con otros programas.
En cambio, un ERP comprende una solución integral, donde los datos de los diferentes módulos se recogen en una misma herramienta. De este modo se puede ganar eficiencia en todas las áreas de la empresa, no solo en la contabilidad.
Las diferencias principales entre un ERP y un Software Contable se encuentran en las funcionalidades:
Funcionalidades de un software de Contabilidad
- Contabilidad de diversas empresas. Permite la gestión de la contabilidad de diversas empresas en una misma plataforma.
- Múltiples datos en una misma plataforma. Almacena los datos de los clientes y permite crear facturas, automatizar cobros, calcular el pago de impuestos… a partir de la introducción manual de los datos. También permiten detectar errores en las facturas y emiten notificaciones.
- Facilidad en la toma de decisiones. A partir de estos programas se pueden analizar los datos, presentar obligaciones fiscales, corregir errores y facilita las tomas de decisiones. Eso sí: solo contribuye a la toma de decisiones contables.
- Elaboración de reportes. Crean un registro electrónico de los usuarios que acceden al libro contable de la empresa. Los gerentes, por su parte, pueden revisar las auditorías contables y revisar la información con el fin de corregir errores y tener un conocimiento más preciso de la situación contable.
Funcionalidades de un ERP
- Información múltiple: A partir de los distintos módulos que lo conforman, un ERP puede aportar la misma información contable que un Software de entrada más la información del resto de las áreas de la empresa.
- Centralización de los datos: Todos los datos están en el ERP y todo el equipo contable puede acceder a ellos. De este modo, se agilizan los procesos de trabajo y la productividad en las empresas gracias a la automatización.
- Simplificación de los procesos administrativos. Un ERP, a partir de su interfaz sencilla, permite que los procesos administrativos sean más ágiles. A partir de la sincronización de los datos con otros módulos, se puede obtener una información mucho más completa.
- Automatización en informes contables: Los ERP pueden proporcionar informes contables de forma automática. De este modo, por ejemplo, la presentación de las obligaciones fiscales es mucho más sencilla. El ERP se encarga de generar los archivos correspondientes a presentar en la sede de la Agencia Tributaria de acuerdo a los requisitos fijados.
Los ERP permiten mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa. De este modo, la actividad contable se puede enriquecer con la información de otros departamentos y la productividad se verá incrementada.
Un software de contabilidad no dispone de otros módulos y esto hace que se limite al área contable. De este modo, si hay datos de otras áreas que pueden contribuir a agilizar las tareas contables, no podrán utilizarse de una forma centralizada.